Le rôle du représentant autorisé pendant le projet

Découvrez les démarches à connaître et les situations qui peuvent nécessiter votre participation tout au long de votre projet.

L'essentiel

Entre la commande et la livraison, votre dossier évolue sur plusieurs mois, en bonne partie en coulisses. Votre participation est nécessaire à certaines étapes pour faire avancer le projet. D'autres situations peuvent aussi nécessiter une action de votre part, par exemple transmettre un document complémentaire ou nous informer d'un changement au sein de votre syndicat.

En tant que représentant autorisé, vous êtes aussi le relais de l'information auprès de votre conseil d'administration et de vos copropriétaires. Bien connaître les démarches et les étapes du projet vous permettra de jouer ce rôle avec assurance.

Qui sont les acteurs de ce projet?

Plusieurs personnes contribuent à la réalisation de votre projet, chacune avec un rôle précis. Savoir à qui s'adresser vous fera gagner du temps.

• Vous, le représentant autorisé. Désigné par votre conseil d'administration, vous êtes le principal relais entre votre syndicat et Hoodi, et c'est à vous que sont adressées les communications liées au projet.
• Le responsable de l'accompagnement client. Il est votre point de contact pour les questions sur le déroulement du projet et sur vos documents, et vous oriente vers les bonnes ressources. Vous pouvez lui écrire à l'adresse accompagnement@hoodi.ai. Pour un problème technique avec votre compte client, écrivez plutôt à support@hoodi.ai.
• Votre chargé de projet. Professionnel membre d'un ordre professionnel, il prépare votre carnet d'entretien et votre étude du fonds de prévoyance.
• L'inspecteur en bâtiment. Membre de l'APCHQ et couvert par une assurance responsabilité, il effectue l'examen visuel des parties communes de votre immeuble et documente les éléments nécessaires à la préparation de vos documents.

Comment effectuer le premier versement?

Le premier versement marque le début de votre projet. Il représente au moins 50 % du montant total de la facture et doit être effectué dans les 30 jours suivant la commande. Les modes de paiement et les délais de traitement sont présentés dans « Payer votre commande » ; vous recevez un courriel de confirmation dès que le paiement est comptabilisé.

Les documents utiles à votre projet

Certains documents permettent à votre chargé de projet de mieux comprendre votre immeuble et de préciser son analyse.

Pour amorcer le travail, les documents transmis lors de la commande suffisent : les plans d'architecture ou le certificat de localisation, dont l'un est obligatoire, et, si vous l'avez, la déclaration de copropriété.

Pour la collecte d'informations, les factures de travaux, les années de remplacement des éléments et les anciens carnets d'entretien ou études du fonds de prévoyance seront également utiles. Il n'est pas nécessaire de nous les transmettre avant cette étape.

Pour approfondir l'analyse, vous pouvez aussi fournir des rapports d'inspection ou d'expertise antérieurs portant sur les parties communes, ainsi que des plans et devis complémentaires précisant les matériaux et les éléments du bâtiment.

Nous vous recommandons de rassembler le plus d'informations possible pour la collecte d'informations. Si vous avez d'autres documents pertinents, vous pouvez également les transmettre en pièce jointe à un courriel adressé à votre responsable de l'accompagnement client. Ils seront ajoutés à votre dossier.

Le relais auprès de vos copropriétaires

Les informations propres au dossier vous sont transmises à vous seul : les administrateurs et les copropriétaires qui souhaitent connaître l'avancement du projet s'adressent donc à vous. « Tenir vos copropriétaires informés » présente quoi leur transmettre et à quel moment.

Pourquoi n'avez-vous pas de nouvelles depuis un moment?

Votre projet comporte des périodes où vous n'aurez pas de nouvelles de notre part. Ces périodes sont normales : elles correspondent à du travail réalisé en coulisses, et nous communiquons avec vous chaque fois que votre participation est nécessaire.

Votre compte client indique l'étape à laquelle se trouve votre dossier. Si vous avez un doute sur l'avancement de votre projet, n'hésitez pas à nous écrire.

Peut-on devancer ou suspendre le projet?

Les dossiers sont traités dans l'ordre de confirmation des commandes, et chaque étape de production s'appuie sur la précédente. Cette séquence nous permet d'assurer la cohérence des livrables : la date de livraison dépend donc de l'avancement de la production et ne peut être devancée.

Si une circonstance exceptionnelle empêche votre syndicat de poursuivre le projet, votre conseil d'administration peut nous écrire. Nous prendrons le temps d'examiner avec vous les options possibles en fonction de votre situation.

Lorsque la situation de votre syndicat change

Un projet de plusieurs mois traverse parfois un changement d'administrateurs ou une nouvelle année financière. Nous informer rapidement nous permet d'ajuster votre dossier sans ralentir son avancement.

Comment transférer le dossier à un nouveau représentant?

Si une autre personne doit prendre le relais du dossier, le représentant autorisé actuel transfère la commande depuis son compte client, en indiquant l'adresse courriel de la personne désignée par le conseil. Celle-ci reçoit un courriel et devient le représentant autorisé dès qu'elle accepte le transfert. Elle crée son propre compte avec sa propre adresse : un compte ne se transfère pas d'une personne à une autre. Le transfert n'entraîne aucun nouveau paiement. Si l'ancien représentant n'est plus joignable, votre conseil d'administration peut nous écrire. « Transférer la commande à un autre représentant » présente la marche à suivre.

Une nouvelle année financière

Votre étude du fonds de prévoyance commence avec la première année financière de votre syndicat qui suit la livraison. Si une nouvelle année financière débute pendant votre projet, votre chargé de projet en tient compte et ajuste la première année de l'étude en conséquence, sans démarche de votre part. Au besoin, il pourra communiquer avec vous pour confirmer les informations financières à jour.