La préparation et la livraison de vos documents

Découvrez comment votre carnet d'entretien et votre étude du fonds de prévoyance sont préparés, et comment y accéder une fois livrés.

L'essentiel

Une fois la collecte d'informations complétée, votre chargé de projet prépare votre carnet d'entretien, puis votre étude du fonds de prévoyance. Un second professionnel vérifie ensuite l'ensemble avant la livraison. Ces dernières étapes se déroulent surtout de notre côté. C'est le bon moment pour préparer, avec votre conseil, la réception des documents qui accompagneront votre syndicat pendant des années.

Comment vos documents sont préparés

La préparation suit un ordre précis, puisque chaque document s'appuie sur le précédent.

• Le carnet d'entretien. À partir de l'inventaire, des observations de l'inspecteur et de vos réponses à la collecte, votre chargé de projet planifie les entretiens courants, ainsi que les réparations majeures et les remplacements de chaque élément sur un horizon d'au moins 25 ans.
• L'étude du fonds de prévoyance. Elle estime le coût des réparations majeures et des remplacements prévus au carnet, en tenant compte de l'inflation des coûts de construction et du rendement possible des sommes placées. Elle compare ensuite ces besoins au solde de départ de votre fonds, soit les sommes disponibles au début de la première année couverte par l'étude, pour établir les contributions annuelles recommandées. Si le fonds est insuffisant, elle prévoit un renflouement ; la période de renflouement est indiquée dans votre étude.

Comme l'étude repose sur le carnet, vos documents sont livrés ensemble, ce qui garantit qu'ils s'appuient sur la même analyse de votre immeuble.

À quoi sert la vérification par un second professionnel

Avant la livraison, vos documents sont vérifiés par un professionnel qui n'a pas participé à leur préparation. Votre chargé de projet lui présente son travail et répond à ses questions, mais c'est ce regard extérieur qui permet de valider ses choix.

Ce professionnel s'assure notamment que les hypothèses de l'étude correspondent à la situation de votre syndicat, que les coûts des travaux importants sont justifiés, que les échéances sont cohérentes entre elles et que l'étude concorde avec le carnet d'entretien. S'il relève un point à corriger, votre chargé de projet l'ajuste avant la livraison.

Vos documents vous sont ainsi livrés dans leur version finale, sans étape d'approbation préalable. Après la livraison, votre syndicat dispose de 90 jours pour demander, sans frais, la révision d'une information qui ne correspond pas à votre immeuble.

Préparer la réception de vos documents

Pendant que vos documents sont en préparation, vous pouvez déjà organiser leur réception avec votre conseil.

• Confirmer qui recevra les documents. Les documents sont transmis au représentant autorisé. Si cette personne a changé, transférez la commande avant la livraison (voir « Transférer la commande à un autre représentant »).
• Prévoir le paiement du solde. Le solde correspond au montant restant de la facture après le premier versement. Il doit être réglé pour accéder aux documents. Il peut l'être dès l'avis de livraison ou plus tôt, si cela convient mieux à la gestion de votre syndicat.
• Fixer une première lecture. Convenez avec le conseil d'une rencontre peu après la livraison, puisque la période de 90 jours pour demander une révision sans frais commence dès ce moment.
• Prévoir leur place dans le registre. Le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance font partie du registre de la copropriété, que le syndicat tient à la disposition des copropriétaires.

Accéder à vos documents et les partager

Lorsque vos documents sont prêts, le représentant autorisé reçoit un courriel l'invitant à régler le solde de la facture. Une fois le paiement traité, les documents sont déposés dans son compte client, dans la section Mes documents. Dans le logiciel Hoodi, vous les retrouverez aussi dans le classeur « Documents livrés par Hoodi », en lecture seule.

• Télécharger et transmettre les documents. Le représentant autorisé peut les télécharger en PDF et les transmettre aux administrateurs, par exemple à l'adresse courriel du syndicat.
• Utiliser le logiciel Hoodi. Vos documents y sont importés, et votre syndicat y a accès gratuitement pendant un an à partir de la livraison (ou de son activation, si vous l'activez plus tôt).
• Inviter les administrateurs et les copropriétaires. Après sa première connexion, le représentant autorisé peut créer leur profil afin qu'ils accèdent eux aussi au logiciel, chacun selon son rôle.

Et si…

• Les documents n'apparaissent pas dans le compte client. Seul le représentant autorisé les voit, en se connectant avec l'adresse courriel associée à la commande. S'il a simplement changé d'adresse, il la modifie dans ses paramètres personnels (voir « Modifier votre adresse courriel ») ; si une autre personne doit suivre le dossier, transférez la commande (voir « Transférer la commande à un autre représentant »).
• Une information semble inexacte dès la première lecture. Notez-la et poursuivez votre lecture afin de regrouper toutes vos demandes : la révision est sans frais pendant les 90 jours suivant la livraison. L'article « Faire une demande de révision » présente la marche à suivre.
• Un copropriétaire demande une copie des documents. Le carnet et l'étude font partie du registre de la copropriété, que le syndicat tient à la disposition des copropriétaires. Vous pouvez aussi l'inviter dans le logiciel Hoodi avec le rôle Copropriétaire.
• Un fichier livré ne s'ouvre pas. Vérifiez d'abord qu'il a été téléchargé en entier. Le fichier Excel du carnet s'ouvre avec Microsoft Excel ou Google Sheets.